Unnötige Aufgaben und Prozesse, die eher hinderlich als förderlich sind, kennen wir alle. Mithilfe der Prozessanalyse erkennen wir sie und ersetzen sie durch effizientere Prozesse. Das erleichtert die tägliche Arbeit, spart Zeit sowie Ressourcen und verbessert Abläufe im Unternehmen und der Produktion.
Das Wichtigste in Kürze:
Die Prozessanalyse stellt alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens infrage, um aktuelle Prozesse zu verbessern.
Ziele sind:
- Gesteigerte Effizienz
- Kosten senken
- Zeitersparnis
- Verbesserung der Kundenbeziehungen und der -zufriedenheit
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Ausfallzeit von Mitarbeitern senken
- Unternehmen transparenter gestalten
Inhalt
- Was ist die Prozessanalyse?
- Prozessprobleme - und nun?
- Ziele der Prozessanalyse
- Vorgehen bei der Prozessanalyse
- Methoden der Prozessanalyse
- Erfolgreicher mit optimalen Prozessen
Doch was ist die Prozessanalyse?
Das Ziel der Prozessanalyse ist das Verständnis und die Verbesserung einzelner Prozesse im Unternehmen. Jede Art von Prozessen lässt sich analysieren. Dazu wird der jeweilige Prozess in seine Einzelteile zerlegt. Das dient dem besseren Verständnis und bringt Schwachstellen zum Vorschein, die dann optimiert werden können. Besonders in der Produktion, wo viele kleinteilige Schritte nacheinander erfolgen, hat die Prozessanalyse großes Potenzial. Ein Indikator für eine erfolgreiche Prozessoptimierung ist eine sinkende Fehlerquote innerhalb der Produktion.
Vorteile durch Prozessmanagement
Die Prozessanalyse ist Bestandteil des Prozessmanagements und der Qualitätssicherung. Sie ermöglicht in diesen Rahmen interne Abläufe und Zusammenhänge von Anfang bis Ende zu durchblicken und strukturiert nachzuvollziehen. Einzelne Abläufe lassen sich innerhalb der Prozessdokumentation festhalten. Um alle Informationen für die Prozessanalyse zu sammeln, treffen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen aufeinander. Das löst Datensilos auf und ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf die einzelnen Prozesse.
Software schafft Überblick
Je größer Unternehmen oder die Produktion sind, umso mehr Prozesse fallen an. Da geht der Überblick schnell flöten. Im Rahmen des Qualitätsmanagements und -sicherung, ist es hilfreich eine zuverlässige Qualitätssicherungssoftware zu nutzen. Durch die Software lassen sich Prozessprobleme einfacher entdecken und beheben.
Prozessprobleme, und nun?
Sichtbare Prozessprobleme lassen sich in der Produktion schnell erkennen. Sie wirken sich auf Produktqualität und Produktivität aus. Und sie verursachen Kosten. Denn aus den sichtbaren Problemen folgen für Unternehmen Gewährleistungsansprüche von Kunden, Ausschussraten über dem akzeptablen Maß oder erhöhte Fehlerhäufigkeiten. Durch die direkt spürbaren Folgen werden Maßnahmen zur Problembehebung schnellstmöglich umgesetzt.
Probleme im Verborgenen
Ganz anders sieht es bei Problemen aus, die im Verborgenen schlummern und keine direkt sichtbaren Folgen haben. Viele kleine Ungereimtheiten innerhalb von Prozessen führen zu langen Durchlaufzeiten, unangemessener Materialplanung, ineffizienten Kommunikationswegen oder Engpässen in der Lieferkette. Das verschwendet Zeit, Material und Geld.
Sobald die verborgenen Prozessprobleme sichtbar werden, lassen sich Lösungsansätze entwickeln. Automatisierungen, Überarbeitungen von Planungs- und Bestellsystemen oder die Einführung von Kommunikationstools zur Verbesserung der Zusammenarbeit sind mögliche Lösungen zur Prozessoptimierung.
Ständige Optimierung
Um sicherzustellen, dass der Betrieb und die Produktion langfristig effizient bleiben, ist es unerlässlich, die Abläufe kontinuierlich im Rahmen der Prozessanalyse zu überprüfen. Selbst neue Prozesse könnten sich als nicht optimal erweisen und sollten daher regelmäßig hinterfragt werden, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten Zielen entsprechen.
Ziele der Prozessanalyse
Das finale Ziel der Prozessanalyse ist es, das Unternehmen leistungsfähiger und wettbewerbsfähiger zu machen. Möglich macht es die ständige Auseinandersetzung und Verbesserung der einzelnen Prozesse im Rahmen des Prozessmanagements. Durch die Optimierung der einzelnen Prozesse steigert sich die Leistungsqualität der gesamten Produktion. Denn Arbeitsabläufe sind nach der Optimierung straffer und der Einsatz der unterschiedlichen Ressourcen ist wirkungsvoller.
Das Zusammenspiel der einzelnen Maßnahmen nach der Analyse senkt somit Ressourcenverschwendung, Arbeitszeit für unpraktikable Prozesse und damit auch Kosten für Fehler.
Vorgehen der Prozessanalyse
Eine erfolgreiche Prozessanalyse besteht aus mehreren systematischen Schritten. Beginnend mit der Definition von Zielen, der Prüfung des Analysebedarfs bis hin zur Dokumentation der Änderungen.
Schritte der Prozessanalyse im Überblick:
- Ziele definieren: Der erste Schritt der Prozessanalyse ist es, klare und spezifische Ziele für das produzierende Unternehmen zu definieren. Mögliche Ziele sind: Steigerung der Effizienz, Reduzierung von Kosten oder die Verbesserung der Produktqualität.
- Analysebedarf prüfen: Im Anschluss folgt die Überprüfung des Analysebedarfs. Dies beinhaltet die Identifizierung von Prozessen, die unter die Lupe genommen werden müssen, um die definierten Ziele zu erreichen. Dabei werden Schwachstellen, Engpässe oder ineffiziente Abläufe identifiziert.
- Idee prüfen: Nach der Ermittlung des Analysebedarfs, stellt sich die Frage nach der Durchführbarkeit und der Nutzen möglicher Prozessänderungen oder -verbesserungen. Dies kann unternehmensintern oder auch durch externe Experten erfolgen.
- Anzupassende Prozesse identifizieren: Die Idee steht. Nun müssen spezifische Prozesse identifiziert werden, um sie anzupassen. Dies umfasst beispielsweise Produktion, Lieferkette, Qualitätskontrolle oder Arbeitsabläufe.
- Maßnahmen/Prozessschritte definieren: In diesem Schritt werden die konkreten Maßnahmen oder Prozessschritte festgelegt, die erforderlich sind, um die gewünschten Verbesserungen umzusetzen. Die Definition von Handlungsschritten, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen erleichtern die Umsetzung.
- Aufwand und Nutzen bewerten: Bevor die Prozessänderungen implementiert werden, ist es wichtig, den Aufwand und den erwarteten Nutzen der vorgeschlagenen Maßnahmen zu bewerten. Die Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Analysen, Ressourcenverfügbarkeit und potenziellen Risiken ist hierbei notwendig.
- Priorisierung: Welche Prozessänderung ist die Wichtigste? Die Priorisierung der Prozessoptimierungen fällt leichter, nachdem die erarbeiteten Maßnahmen nach Auswirkung und Machbarkeit geordnet wurden.
- Dokumentation der Änderungen: Die detaillierte Dokumentation der gesamten Prozessanalyse ermöglicht es, den Prozessverlauf nachzuvollziehen und spätere Bewertungen durchzuführen. Die Dokumentation sollte folgendes umfassen: festgelegte Ziele, Analysen, Ideen, Maßnahmen und den Fortschritt der Umsetzung.
Methoden der Prozessanalyse
Es gibt verschiedene bewährte Methoden, die als Grundlage für die Prozessanalyse dienen. Jede dieser Methoden hat einen eigenen Fokus, der dabei hilft, Prozesse zu identifizieren, die optimiert werden müssen:
Abweichungsanalyse
Die Abweichungsanalyse stellt den IST- und SOLL-Zustand gegenüber. Anhand der Abweichungen lässt sich erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Die Abweichungsanalyse legt den Fokus auf die Ursachen der Abweichungen und leitet aus ihnen die Maßnahmen zur Prozessoptimierung ab. Unterschiedliche Waagen eignen sich innerhalb der Produktion Abweichungen zu erkennen.
Informationsanalyse
Bei der Informationsanalyse (Informationsflussanalyse) steht die Bereitstellung der benötigten Informationen und der Informationsfluss im Vordergrund. Ziel ist die Bereitstellung der richtigen Informationen, zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Menge, am richtigen Ort, in der erforderlichen Qualität. Gelingt das nicht, offenbart sich Potenzial für Optimierungen des Informationsflusses.
Mengenanalyse
Bei der Mengenanalyse werden Prozesse unter Volllast geprüft. Dort, wo es nicht mehr rund läuft, verstecken sich optimierungsbedürftigen Prozesse. Problematisch ist die Methode, wenn es bereits innerhalb der ersten Produktionsschritte zu Fehlern kommt. Ist der Start fehlerhaft, lässt sich die Ursache der weiteren Verzögerungen nicht klar definieren.
Zeitanalyse
Bei der Zeitanalyse liegt der Fokus auf Zeitersparnis innerhalb der Prozesse. Deswegen werden die einzelnen Produktionszeiten, aber auch die Zeiten zwischen den einzelnen Produktionsschritten genau betrachtet, um Einsparpotenziale zu entdecken. Arbeitszeiten, Transportzeiten, Liegezeiten sind Bestandteile der Gesamtdurchlaufzeit, die optimiert werden können.
Erfolgreicher mit optimalen Prozessen
Der Prozessanalyse gelingt es durch kleinteilige Beobachtung der einzelnen Schritte viel zu bewirken. Die Beobachtung deckt Prozessprobleme auf und gibt die Chance, sie zu optimieren. Das reduziert lange Durchlaufzeiten, Nacharbeit und Ausschuss. Unterschiedliche Wäage- oder Inspektionssysteme helfen innerhalb der Produktion Abweichungen zu erkennen, die auf Prozessfehler deuten können. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die systematische Prozessanalyse Unternehmen hilft, sich immer weiter zu verbessern und so nachhaltiger, qualitativer und kostengünstiger zu produzieren.
FAQ
Welche Vorteile bietet eine effektive Prozessanalyse für die Produktionsprozesse?
Die Prozessanalyse ermöglicht eine Steigerung der Effizienz, eine Verbesserung der Produktqualität, eine Reduzierung der Kosten und eine bessere Planbarkeit der Produktionsprozesse.
Wie kann Prozessanalyse Engpässe und Schwachstellen in den Produktionsprozessen identifizieren?
Dank Prozessanalyse werden Engpässe und Schwachstellen durch die Analyse von Daten und Abläufen identifiziert. Durch sie lassen sich beispielsweise Engpassaktivitäten, ineffiziente Arbeitsabläufe oder Flaschenhälse erkennen.
Welche Rolle spielen Daten bei der Prozessanalyse und wie werden sie erfasst?
Daten spielen eine zentrale Rolle bei der Prozessanalyse. Sie werden durch verschiedene Methoden wie Datenerhebung, Messungen, Protokollierung und Nutzung von IT-Systemen erfasst, um aussagekräftige Informationen über den Prozessablauf zu erhalten.
Wie können Mitarbeiter in den Prozess der Prozessanalyse eingebunden werden?
Mitarbeiter können in den Prozess der Prozessanalyse durch aktive Beteiligung, Feedback und durch Datenerfassung und -auswertung eingebunden werden. Ihre Erfahrungen und Kenntnisse über den Prozess sind wertvoll für die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und Lösungsansätzen.
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