Prozessanalyse, der Weg zum Unternehmenserfolg

Unnötige Aufgaben und Prozesse, die eher hinderlich als förderlich sind, kennen wir alle. Mithilfe der Prozessanalyse erkennen wir sie und ersetzen sie durch effizientere Prozesse. Das erleichtert die tÀgliche Arbeit, spart Zeit sowie Ressourcen und verbessert AblÀufe im Unternehmen und der Produktion.

Das Wichtigste in KĂŒrze:

Die Prozessanalyse stellt alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens infrage, um aktuelle Prozesse zu verbessern.
Ziele sind:

  • Gesteigerte Effizienz
  • Kosten senken
  • Zeitersparnis
  • Verbesserung der Kundenbeziehungen und der -zufriedenheit
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Ausfallzeit von Mitarbeitern senken
  • Unternehmen transparenter gestalten

 


Inhalt



Doch was ist die Prozessanalyse?

Das Ziel der Prozessanalyse ist das VerstĂ€ndnis und die Verbesserung einzelner Prozesse im Unternehmen. Jede Art von Prozessen lĂ€sst sich analysieren. Dazu wird der jeweilige Prozess in seine Einzelteile zerlegt. Das dient dem besseren VerstĂ€ndnis und bringt Schwachstellen zum Vorschein, die dann optimiert werden können. Besonders in der Produktion, wo viele kleinteilige Schritte nacheinander erfolgen, hat die Prozessanalyse großes Potenzial. Ein Indikator fĂŒr eine erfolgreiche Prozessoptimierung ist eine sinkende Fehlerquote innerhalb der Produktion.

Vorteile durch Prozessmanagement

Die Prozessanalyse ist Bestandteil des Prozessmanagements und der QualitĂ€tssicherung. Sie ermöglicht in diesen Rahmen interne AblĂ€ufe und ZusammenhĂ€nge von Anfang bis Ende zu durchblicken und strukturiert nachzuvollziehen. Einzelne AblĂ€ufe lassen sich innerhalb der Prozessdokumentation festhalten. Um alle Informationen fĂŒr die Prozessanalyse zu sammeln, treffen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen aufeinander. Das löst Datensilos auf und ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf die einzelnen Prozesse.

Software schafft Überblick

Je grĂ¶ĂŸer Unternehmen oder die Produktion sind, umso mehr Prozesse fallen an. Da geht der Überblick schnell flöten. Im Rahmen des QualitĂ€tsmanagements und -sicherung, ist es hilfreich eine zuverlĂ€ssige QualitĂ€tssicherungssoftware zu nutzen. Durch die Software lassen sich Prozessprobleme einfacher entdecken und beheben.

 

Prozessprobleme, und nun?

Sichtbare Prozessprobleme lassen sich in der Produktion schnell erkennen. Sie wirken sich auf ProduktqualitĂ€t und ProduktivitĂ€t aus. Und sie verursachen Kosten. Denn aus den sichtbaren Problemen folgen fĂŒr Unternehmen GewĂ€hrleistungsansprĂŒche von Kunden, Ausschussraten ĂŒber dem akzeptablen Maß oder erhöhte FehlerhĂ€ufigkeiten. Durch die direkt spĂŒrbaren Folgen werden Maßnahmen zur Problembehebung schnellstmöglich umgesetzt.

Probleme im Verborgenen

Ganz anders sieht es bei Problemen aus, die im Verborgenen schlummern und keine direkt sichtbaren Folgen haben. Viele kleine Ungereimtheiten innerhalb von Prozessen fĂŒhren zu langen Durchlaufzeiten, unangemessener Materialplanung, ineffizienten Kommunikationswegen oder EngpĂ€ssen in der Lieferkette. Das verschwendet Zeit, Material und Geld.

Sobald die verborgenen Prozessprobleme sichtbar werden, lassen sich LösungsansĂ€tze entwickeln. Automatisierungen, Überarbeitungen von Planungs- und Bestellsystemen oder die EinfĂŒhrung von Kommunikationstools zur Verbesserung der Zusammenarbeit sind mögliche Lösungen zur Prozessoptimierung.

StÀndige Optimierung

Um sicherzustellen, dass der Betrieb und die Produktion langfristig effizient bleiben, ist es unerlĂ€sslich, die AblĂ€ufe kontinuierlich im Rahmen der Prozessanalyse zu ĂŒberprĂŒfen. Selbst neue Prozesse könnten sich als nicht optimal erweisen und sollten daher regelmĂ€ĂŸig hinterfragt werden, um sicherzustellen, dass sie den gewĂŒnschten Zielen entsprechen.

 


Ziele der Prozessanalyse

Das finale Ziel der Prozessanalyse ist es, das Unternehmen leistungsfÀhiger und wettbewerbsfÀhiger zu machen. Möglich macht es die stÀndige Auseinandersetzung und Verbesserung der einzelnen Prozesse im Rahmen des Prozessmanagements. Durch die Optimierung der einzelnen Prozesse steigert sich die LeistungsqualitÀt der gesamten Produktion. Denn ArbeitsablÀufe sind nach der Optimierung straffer und der Einsatz der unterschiedlichen Ressourcen ist wirkungsvoller.

Das Zusammenspiel der einzelnen Maßnahmen nach der Analyse senkt somit Ressourcenverschwendung, Arbeitszeit fĂŒr unpraktikable Prozesse und damit auch Kosten fĂŒr Fehler.

 

Vorgehen der Prozessanalyse

Eine erfolgreiche Prozessanalyse besteht aus mehreren systematischen Schritten. Beginnend mit der Definition von Zielen, der PrĂŒfung des Analysebedarfs bis hin zur Dokumentation der Änderungen.

Schritte der Prozessanalyse im Überblick:

  1. Ziele definieren: Der erste Schritt der Prozessanalyse ist es, klare und spezifische Ziele fĂŒr das produzierende Unternehmen zu definieren. Mögliche Ziele sind: Steigerung der Effizienz, Reduzierung von Kosten oder die Verbesserung der ProduktqualitĂ€t.

  2. Analysebedarf prĂŒfen: Im Anschluss folgt die ÜberprĂŒfung des Analysebedarfs. Dies beinhaltet die Identifizierung von Prozessen, die unter die Lupe genommen werden mĂŒssen, um die definierten Ziele zu erreichen. Dabei werden Schwachstellen, EngpĂ€sse oder ineffiziente AblĂ€ufe identifiziert.

  3. Idee prĂŒfen: Nach der Ermittlung des Analysebedarfs, stellt sich die Frage nach der DurchfĂŒhrbarkeit und der Nutzen möglicher ProzessĂ€nderungen oder -verbesserungen. Dies kann unternehmensintern oder auch durch externe Experten erfolgen.

  4. Anzupassende Prozesse identifizieren: Die Idee steht. Nun mĂŒssen spezifische Prozesse identifiziert werden, um sie anzupassen. Dies umfasst beispielsweise Produktion, Lieferkette, QualitĂ€tskontrolle oder ArbeitsablĂ€ufe.
  5. Maßnahmen/Prozessschritte definieren: In diesem Schritt werden die konkreten Maßnahmen oder Prozessschritte festgelegt, die erforderlich sind, um die gewĂŒnschten Verbesserungen umzusetzen. Die Definition von Handlungsschritten, Verantwortlichkeiten und ZeitplĂ€nen erleichtern die Umsetzung.

  6. Aufwand und Nutzen bewerten: Bevor die ProzessĂ€nderungen implementiert werden, ist es wichtig, den Aufwand und den erwarteten Nutzen der vorgeschlagenen Maßnahmen zu bewerten. Die BerĂŒcksichtigung von Kosten-Nutzen-Analysen, RessourcenverfĂŒgbarkeit und potenziellen Risiken ist hierbei notwendig.

  7. Priorisierung: Welche ProzessĂ€nderung ist die Wichtigste? Die Priorisierung der Prozessoptimierungen fĂ€llt leichter, nachdem die erarbeiteten Maßnahmen nach Auswirkung und Machbarkeit geordnet wurden.

  8. Dokumentation der Änderungen: Die detaillierte Dokumentation der gesamten Prozessanalyse ermöglicht es, den Prozessverlauf nachzuvollziehen und spĂ€tere Bewertungen durchzufĂŒhren. Die Dokumentation sollte folgendes umfassen: festgelegte Ziele, Analysen, Ideen, Maßnahmen und den Fortschritt der Umsetzung.

 

Methoden der Prozessanalyse

Es gibt verschiedene bewĂ€hrte Methoden, die als Grundlage fĂŒr die Prozessanalyse dienen. Jede dieser Methoden hat einen eigenen Fokus, der dabei hilft, Prozesse zu identifizieren, die optimiert werden mĂŒssen:

Abweichungsanalyse

Die Abweichungsanalyse stellt den IST- und SOLL-Zustand gegenĂŒber. Anhand der Abweichungen lĂ€sst sich erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Die Abweichungsanalyse legt den Fokus auf die Ursachen der Abweichungen und leitet aus ihnen die Maßnahmen zur Prozessoptimierung ab. Unterschiedliche Waagen eignen sich innerhalb der Produktion Abweichungen zu erkennen.

Informationsanalyse

Bei der Informationsanalyse (Informationsflussanalyse) steht die Bereitstellung der benötigten Informationen und der Informationsfluss im Vordergrund. Ziel ist die Bereitstellung der richtigen Informationen, zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Menge, am richtigen Ort, in der erforderlichen QualitĂ€t. Gelingt das nicht, offenbart sich Potenzial fĂŒr Optimierungen des Informationsflusses.

Mengenanalyse

Bei der Mengenanalyse werden Prozesse unter Volllast geprĂŒft. Dort, wo es nicht mehr rund lĂ€uft, verstecken sich optimierungsbedĂŒrftigen Prozesse. Problematisch ist die Methode, wenn es bereits innerhalb der ersten Produktionsschritte zu Fehlern kommt. Ist der Start fehlerhaft, lĂ€sst sich die Ursache der weiteren Verzögerungen nicht klar definieren.

Zeitanalyse

Bei der Zeitanalyse liegt der Fokus auf Zeitersparnis innerhalb der Prozesse. Deswegen werden die einzelnen Produktionszeiten, aber auch die Zeiten zwischen den einzelnen Produktionsschritten genau betrachtet, um Einsparpotenziale zu entdecken. Arbeitszeiten, Transportzeiten, Liegezeiten sind Bestandteile der Gesamtdurchlaufzeit, die optimiert werden können.

 

Erfolgreicher mit optimalen Prozessen

Der Prozessanalyse gelingt es durch kleinteilige Beobachtung der einzelnen Schritte viel zu bewirken. Die Beobachtung deckt Prozessprobleme auf und gibt die Chance, sie zu optimieren. Das reduziert lange Durchlaufzeiten, Nacharbeit und Ausschuss. Unterschiedliche WĂ€age- oder Inspektionssysteme helfen innerhalb der Produktion Abweichungen zu erkennen, die auf Prozessfehler deuten können. Zusammenfassend lĂ€sst sich sagen, dass die systematische Prozessanalyse Unternehmen hilft, sich immer weiter zu verbessern und so nachhaltiger, qualitativer und kostengĂŒnstiger zu produzieren.

 

FAQ

Welche Vorteile bietet eine effektive Prozessanalyse fĂŒr die Produktionsprozesse?

Die Prozessanalyse ermöglicht eine Steigerung der Effizienz, eine Verbesserung der ProduktqualitÀt, eine Reduzierung der Kosten und eine bessere Planbarkeit der Produktionsprozesse.

Wie kann Prozessanalyse EngpÀsse und Schwachstellen in den Produktionsprozessen identifizieren?

Dank Prozessanalyse werden EngpÀsse und Schwachstellen durch die Analyse von Daten und AblÀufen identifiziert. Durch sie lassen sich beispielsweise EngpassaktivitÀten, ineffiziente ArbeitsablÀufe oder FlaschenhÀlse erkennen.

Welche Rolle spielen Daten bei der Prozessanalyse und wie werden sie erfasst?

Daten spielen eine zentrale Rolle bei der Prozessanalyse. Sie werden durch verschiedene Methoden wie Datenerhebung, Messungen, Protokollierung und Nutzung von IT-Systemen erfasst, um aussagekrĂ€ftige Informationen ĂŒber den Prozessablauf zu erhalten.

Wie können Mitarbeiter in den Prozess der Prozessanalyse eingebunden werden?

Mitarbeiter können in den Prozess der Prozessanalyse durch aktive Beteiligung, Feedback und durch Datenerfassung und -auswertung eingebunden werden. Ihre Erfahrungen und Kenntnisse ĂŒber den Prozess sind wertvoll fĂŒr die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und LösungsansĂ€tzen.

 

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