Prozessdokumentation, der Schlüssel zu exzellenten Abläufen

Prozesse in Unternehmen können schnell zu einer gewöhnlichen Routine werden. Diese Routinen können zwar praktisch sein, führen aber auch leicht zu Betriebsblindheit. Eine Lösung für dieses Problem bietet die Prozessdokumentation, die dabei hilft, den Blick für Verbesserungen zu schärfen und neue Wege einzuschlagen.

Das Wichtigste in Kürze: Prozessdokumentation verbessert Arbeitsabläufe, erhöht Effizienz und Qualität. Allerdings gibt es Herausforderungen, wie Zeitaufwand und Mitarbeiterbeteiligung. Prozessabbildung und -landkarten ergänzen die Dokumentation.

Inhalt

• Was ist Prozessdokumentation?
• Was bringt die Dokumentation von Prozessen?
• Das Vorgehen bei der Prozessdokumentation
• Prozessabbildung vs. Prozesslandkarten
• Prozessdokumentation in der Qualitätssicherung

Was ist Prozessdokumentation?

Definition der Prozessdokumentation: Die Prozessdokumentation bezieht sich auf den strukturierten Prozess der Aufzeichnung und detaillierten Beschreibung von Geschäfts- oder Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation. Dabei werden nicht nur die einzelnen Schritte, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Abläufe erfasst, sondern auch ein umfassendes Verständnis für die Funktionsweise des Prozesses geschaffen.

Das Hauptziel der Prozessdokumentation besteht darin, die Effizienz zu steigern, die Qualität zu gewährleisten, die Einhaltung von Vorschriften zu sichern und Veränderungen in den Abläufen besser zu managen. Sie bildet die Grundlage für die Analyse, Optimierung und Schulung von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass das Unternehmen erfolgreich wachsen und zukunftsfähig bleiben kann.

Routinen und „Das machen wir immer so“ fördern den Stillstand des eigenen Unternehmens – ein Albtraum für jedes Unternehmen. Denn Ziel ist es, zu wachsen und zukunftsfähig zu bleiben. Im Rahmen des Qualitätsmanagements und der Qualitätssicherung ist es wichtig, die eigenen Prozesse regelmäßig während der Prozessanalyse zu hinterfragen und sie in der Prozessdokumentation festzuhalten.

Die erstellten Prozessdokumente unterstützen dabei, den aktuellen Status der Prozesse zu ermitteln und erleichtern die Fehleranalyse. Außerdem sind sie die Grundlage für einheitliche Prozesse innerhalb von Unternehmen oder Produktionsanlagen. Dokumentiert werden alle Prozesse, die mehrfach oder von mehreren Personen durchgeführt werden. Die detaillierte Dokumentation der einzelnen Schritte sorgt für einheitliche Abläufe und hilft diese zu überwachen und bei Bedarf anzupassen.

Was bringt die Dokumentation von Prozessen?

Halten wir alle Schritte in den unterschiedlichen Prozessen zusammen, besteht die Möglichkeit vorhandene Prozesse zu analysieren und so Verfahren bei Bedarf anzupassen. Ziele der Prozessdokumentation sind Reduzierung von Zeitaufwand, Kosten und der Verschwendung von Ressourcen innerhalb unterschiedlicher Aufgaben und der Produktion. Das wirkt sich positiv auf die Qualität aus und steigert so Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Vorteile der Prozessdokumentation

Durch regelmäßige Überprüfung der einzelnen Prozesse können vorhandene Fehler oder Störungen frühzeitig erkannt werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Verbesserung der Prozesse. Und das Beste daran ist, dass sich die Prozessdokumentation direkt auf die Effizienzsteigerung des gesamten Unternehmens auswirkt.

Weitere Vorteile auf einen Blick:

• Kürzere Prozesszeiten
• Bessere Qualität durch Fehlerreduzierung
• Wirtschaftlichere Ressourcennutzung
• Verbesserung der Kommunikation
• Besseres Onboarding neuer Mitarbeiter
• Nachhaltigere Unternehmensprozesse

Zeitaufwand als Nachteil

Nachteilig zu erwähnen ist der hohe Zeitaufwand für die Dokumentation. Mitarbeiter, die sich um die Dokumentation kümmern, müssen sich gut in den Prozessen auskennen, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. Eine Qualitätssicherungssoftware verkürzt den Zeitraum für die Prozessdokumentation.
Die direkte Beobachtung der Prozesse kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich anders verhalten, als sie es normalerweise tun. Das verfälscht die Ergebnisse der Analyse ebenfalls.

Vorgehen der Prozessdokumentation

Um sicherzustellen, dass die einzelnen Prozessdokumentationen einheitlich sind, empfiehlt es sich, eine Vorlage für alle Prozesse zu erstellen. Dies ermöglicht einen besseren Vergleich der verschiedenen Prozesse untereinander. Zudem erleichtert es den Mitarbeitern die Dokumentation, da sie sich nicht jedes Mal neu in den Dokumentationsprozess einarbeiten müssen. Einheitliche Methoden zur Prozessdokumentation sind für alle Mitglieder des Projektteams hilfreich.

1. Prozessgrenzen festlegen: Setzen Sie einen Rahmen für Prozessdokumentation. Wo sind die Grenzen des Prozesses? Und handelt es sich um eine bestimmte Aufgabe innerhalb einer Abfolge unterschiedlicher Abläufe oder sollen alle Prozesse aus einer Produktionsanlage dokumentiert werden?
   💡Unser Tipp: Gliedern Sie die Prozesse auf, um für jedes Dokument einen kleinen Prozess zu dokumentieren. Das hilft, die Übersicht zu behalten.
   
   
2. Zielgruppenbestimmung: Bei der Prozessdokumentation ist entscheidend, wer zur Zielgruppe gehört. Denn nur wenn im Voraus klar ist, für wen und für welchen Zweck die Dokumentation gebraucht wird, entspricht die Prozessdokumentation den gestellten Anforderungen.
   
   
3. Welcher Input wird gebraucht? Für reibungslose Prozessabläufe gilt es bestimmte Voraussetzungen einzuhalten. Dokumentieren Sie den Input, der für den Prozess notwendig sind. Budget, aber auch Ressourcen gehören dazu.
   
   
4. Jeder Schritt zählt: Der gesamte Prozessablauf gehört in die Dokumentation. Dazu notieren Sie alle anfallenden Aufgaben. Schauen Sie nun, dass sie in der richtigen Beziehung zueinanderstehen und eine sinnvolle Reihenfolge haben.
   
   
5. Was kommt raus? Wenn alle Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, ist es jetzt an der Zeit, die Ergebnisse des Prozesses sorgfältig festzuhalten. Dokumentieren Sie jeden Meilenstein und jedes erreichte Ziel während des Prozesses.
   
   
6. Beteiligte auflisten: Damit klar ist, wer an den Prozessen beteiligt ist, müssen diese auch notiert werden. Es geht nicht um die Namen des Personals, sondern die Positionen und Verantwortlichkeiten. So kann der Prozess von unterschiedlichen Teammitgliedern durchgeführt werden.
   
   
7. Prozessplanung: Der Zeitpunkt, an dem der Prozess seinen definierten Ablauf bekommt. Ein Flussdiagramm hilft bei der Darstellung des gesamten Prozesses. Je nach Zielgruppe ergibt es Sinn, das Flussdiagramm zum besseren Verständnis mit Bildern, Erläuterungen oder Fallstudien zu erweitern.
   
   
8. Prozesse testen: Nun ist es an der Zeit, die Prozesse in der Praxis zu testen. Halten Sie Abweichungen und die Gründe dafür fest und bewerten Sie, ob sich die Änderungen positiv oder negativ auswirken. Die Ergebnisse der Tests können als Grundlage für weitere Anpassungen des Prozesses dienen.
   
   
9. Prozesssicherheit: Neben den Tests der einzelnen Prozesse ist die Feststellung der Prozesssicherheit wichtig. Dabei hilft die digitale Prozessdokumentation. Sie bietet Sicherheit für interne und externe Qualitätsvorgaben und zeigt auf, wie zuverlässig die Prozesse sind.

Unterscheidung von Prozessabbildung und Prozesslandkarten

Prozessdokumentation, Prozessabbildung und Prozesslandkarten stellen Geschäftsprozesse dar, betonen aber unterschiedliche Aspekte. Je nach Anforderung ist es hilfreich einen Mix der drei Prozessdarstellungsarten zu nutzen, um detaillierte Informationen zu den einzelnen Prozessen, eine visuelle Aufbereitung und einen Überblick im Gesamtkontext zu erhalten.

Prozessdokumentation: Die Prozessdokumentation bezieht sich auf die schriftliche oder elektronische Aufzeichnung und Beschreibung von Geschäftsprozessen. Sie umfasst detaillierte Informationen zu den einzelnen Schritten, Verantwortlichkeiten, Inputs, Outputs und den verwendeten Ressourcen. Die Prozessdokumentation dient dazu, die Arbeitsschritte zu standardisieren, zu überprüfen und zu verbessern.

Prozessabbildung: Die Prozessabbildung, auch als Prozessmapping oder Prozessmodellierung bezeichnet, ist die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen. Dabei werden Symbole und Diagramme verwendet, um den Ablauf, die Zusammenhänge und die Interaktionen zwischen den Aktivitäten zu veranschaulichen. Die Prozessabbildung erleichtert das Verständnis der Prozesse und ermöglicht eine visuelle Analyse und Kommunikation.

Prozesslandkarten: Prozesslandkarten sind eine anschauliche Darstellung von Geschäftsprozessen auf einer höheren, aggregierten Ebene. Sie bieten eine umfassende Übersicht über die verschiedenen Prozesse innerhalb einer Organisation oder Abteilung. Prozesslandkarten zeigen in der Regel die Hauptprozesse, deren Verbindungen und die übergeordneten Ziele auf. Sie ermöglichen es, den Kontext und die Zusammenhänge zwischen den Prozessen besser zu verstehen.

Prozessdokumentationen in der Qualitätssicherung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Prozessdokumentation innerhalb der Qualitätssicherung eine entscheidende Rolle spielt. Mithilfe einer Software für Qualitätssicherung erfolgt eine systematische Analyse der einzelnen Arbeitsabläufe, die Verbesserungspotenziale aufdeckt, um wirtschaftliche Ausfälle zu reduzieren und den Umsatz zu steigern.
Trotz hohen zeitlichen Aufwands ermöglicht die Dokumentation der Prozesse eine effizientere Nutzung von Ressourcen, kürzere Prozesszeiten, eine bessere Fehlerreduzierung und eine verbesserte Kommunikation in Unternehmen und der Produktion.

FAQ

Wie kann Prozessdokumentation in der Produktion zur Verbesserung der Arbeitsabläufe beitragen?

Die Prozessdokumentation in der Produktion ermöglicht eine detaillierte Darstellung der Arbeitsabläufe. Das führt zu Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Sind Engpässe und ineffiziente Bereiche identifiziert, lassen sich diese optimieren.

Welche Vorteile bietet die Prozessdokumentation in Bezug auf Effizienz und Qualitätskontrolle?

Die Prozessdokumentation ermöglicht eine systematische Analyse der Arbeitsabläufe, was zu einer Steigerung der Effizienz führen kann. Zudem erleichtert sie die Einhaltung von Qualitätsstandards, durch festgelegte, klare Anweisungen und Kontrollpunkte.

Welche Herausforderungen können bei der Implementierung und Aufrechterhaltung der Prozessdokumentation in der Produktion auftreten?

Zum einen erschweren komplexe Prozesse und eine Vielzahl von Akteuren die Dokumentation. Ein weiteres Hindernis kann die Motivation von Mitarbeitern sein, die Dokumentationen vollständig zu halten und immer wieder zu aktualisieren.